Como corrigir uma comunicação SIBA já submetida
O que fazer quando comunicou o número de passaporte errado, datas erradas, a unidade errada ou um hóspede que nunca chegou — e por que motivo voltar a submeter piora tudo.
Comunicou e depois reparou que falta um dígito no passaporte. Ou o hóspede cancelou depois da comunicação. Ou comunicou seis pessoas na unidade errada. Eis como resolver cada situação sem transformar um pequeno erro num problema de registos duplicados.
Primeiro princípio: nunca "voltar a comunicar"
Submeter de novo uma cópia corrigida do mesmo hóspede para a mesma estada cria um duplicado, que é em si um motivo de rejeição e deixa dois registos contraditórios. Use uma correção, não uma nova submissão.
Caso 1 — Número de documento, nome ou nacionalidade errados
A comunicação existe e a pessoa esteve mesmo alojada. É uma correção de dados.
1. Identifique a referência da comunicação original (o comprovativo/número de receção).
2. Submeta uma correção desse registo com o campo corrigido.
3. Guarde cópia do comprovativo original e do corrigido.
Se o seu canal de submissão não oferecer função de correção, contacte a AIMA com a referência original e os dados corretos, em vez de emitir um segundo boletim.
Caso 2 — Data de check-in errada
Mesma abordagem: corrija o registo existente. Não crie um registo novo com a data correta deixando o errado ativo — isso lê-se como duas estadas distintas.
Aviso importante: nunca altere a data de check-in para uma comunicação tardia parecer dentro do prazo. Corrigir um erro genuíno é administração; alterar a data para esconder um atraso é falsa declaração e é tratado com muito mais gravidade do que o próprio atraso.
Caso 3 — O hóspede não chegou / reserva cancelada após comunicação
Se comunicou antes da chegada e o hóspede não apareceu:
- Peça a anulação dessa comunicação específica, indicando a referência original.
- Guarde a prova do cancelamento (mensagem da plataforma, email).
Este é o melhor argumento para comunicar na data de chegada e não com dias de antecedência: um hóspede que nunca chega nunca chega a ser comunicado.
Caso 4 — Comunicado no estabelecimento ou unidade errados
Comum em edifícios multi-unidade, onde cada licença AL tem o seu próprio registo SIBA. Comunicar os hóspedes da Unidade 11 na Unidade 12 associa pessoas reais a um alojamento onde nunca estiveram.
1. Anule a comunicação incorreta.
2. Comunique corretamente no estabelecimento certo.
3. Corrija a causa: guarde o número de estabelecimento por unidade, não por edifício.
Caso 5 — Duplicado já criado
Se existem dois registos para a mesma pessoa e estada, anule um e mantenha o correto. Não deixe os dois "por precaução".
Mantenha um registo de auditoria
Para cada correção, guarde:
- Comprovativo / referência original
- O que estava errado e quando deu conta
- Confirmação da correção ou anulação
- Quem fez a alteração
Numa inspeção, um registo de correções datado e organizado é a diferença entre "o proprietário controla os seus registos" e "os registos não são fiáveis".
Como o Chave AL ajuda
As comunicações são guardadas com a referência de comprovativo associada à reserva, os dados dos hóspedes têm versões e as alterações ficam registadas com data/hora e utilizador.
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