Que registos um Alojamento Local tem de guardar — e durante quanto tempo
Registos de hóspedes, comprovativos SIBA, declarações de taxa turística, recibos do INE WebInq, faturas, seguro e documentos de segurança — o que arquivar, por quanto tempo, e os limites do RGPD.
Uma fiscalização raramente é sobre a semana passada. É sobre se consegue provar o que fez há dois anos. Este é o arquivo que um AL deve conseguir apresentar.
Dossiê de conformidade, por propriedade
Arquivo operacional, por mês
- Comprovativos de submissão SIBA de cada hóspede estrangeiro.
- Declarações de taxa turística e comprovativos de pagamento, por município.
- Recibos de submissão do INE WebInq.
- Faturas emitidas em software certificado.
- Extratos de pagamento das OTAs, com taxa cobrada e comissão.
- Registos de ocupação: chegadas, saídas, dormidas, por unidade.
Os registos fiscais e contabilísticos seguem, em regra, o prazo legal de conservação de documentos empresariais; cumpra o prazo indicado pelo contabilista, não o que lhe der jeito.
Os dados pessoais dos hóspedes são diferentes
Dados de conformidade e dados de marketing não são a mesma coisa, e o RGPD trata-os de forma distinta.
- Os dados de identificação recolhidos para o SIBA são tratados ao abrigo de obrigação legal. Guarde-os apenas enquanto essa obrigação e a janela de auditoria o exigirem.
- O consentimento de marketing (newsletters, pedidos de avaliação para além da transação) precisa de fundamento próprio e pode ser retirado.
- Cópias de passaporte e números de documento são sensíveis. Não os mantenha numa caixa de email ou numa drive partilhada.
A Chave AL aplica anonimização automática aos dados pessoais dos hóspedes após o período de retenção, mantendo as estatísticas agregadas necessárias para reporte.
Regras práticas de arquivo
1. Uma pasta por propriedade, uma subpasta por ano, uma por mês dentro dela.
2. Nomes de ficheiro com a data à frente: 2026-07-taxa-turistica-santa-cruz.pdf.
3. Guarde o comprovativo de submissão, não apenas o seu cálculo.
4. Fotografe anualmente os requisitos físicos — placa, etiqueta do extintor, painel de informação.
5. Faça cópia de segurança fora do portátil.
O Cofre de Documentos da Chave AL trata dos pontos 1 a 4 por propriedade, com alertas de validade, e o módulo de estatísticas regenera os valores mensais históricos se uma câmara voltar a pedir um período.
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